Come funziona l’ufficio acquisti?

Come funziona l’ufficio acquisti?

Il processo di gestione ordini di acquisti si trova perfettamente integrato nell’area tematica dedicata alla “gestione del magazzino “, questo perché gestire gli acquisti, sia tra l’azienda e i fornitori sia tra l’azienda e i propri clienti (vendite), fa parte di quell’insieme di processi denominato, appunto, Logistica. Contrariamente a quanto potrebbe apparire agli occhi dei più inesperti, la gestione degli ordini non è un’attività che può essere “improvvisata” Gestire gli ordini di acquisto e vendite in un’azienda significa, sostanzialmente, occuparsi di economia aziendale. Sistemi informativi, risorse umane, gestione del magazzino: sono tasselli che, tutti insieme, vanno a comporre il mosaico: il management.

Il responsabile acquisti gestisce il processo di approvvigionamento dei beni e servizi necessari al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Se l’azienda presso cui opera realizza attività produttive o commerciali, il responsabile acquisti dovrà tenere anzitutto in considerazione le previsioni di produzione o di vendita, così da programmare adeguatamente tempi e quantità di beni che devono giungere presso le sedi operative.

Come organizzare l’ufficio acquisti in modo più efficiente? Il modo migliore è quello di gestire correttamente l’intero processo di approvvigionamento avendo ben chiare non solo le attività da svolgere, ma anche quali sono le priorità e le normative da rispettare.

Acquistare al miglior prezzo e al miglior servizio, infatti, non basta. Esistono tutta una serie di normative che, con l’entrata in vigore del nuovo Codice degli appalti per la PA, avranno presto una ricaduta anche sul resto delle imprese. Il Governo, facendosi promotore di una digital transformation del Sistema Paese, ha iniziato a definire le linee guida del cambiamento per portare trasparenza, tracciabilità e rintracciabilità a tutti i processi, iniziando a normalizzare la PA per poi traslare metodologia e strategia anche nel mondo privato. La digitalizzazione del processo di acquisto, nota come e-procurement, aiuta un’organizzazione ad acquistare un prodotto o un servizio che risponda alle esigenze aziendali, al miglior prezzo rispetto ai requisiti qualitativi desiderati. Il tutto con una capacità di presidio che solo gli strumenti automatizzati sono in grado di dare.

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