Come rispondere al telefono in Ufficio

Come rispondere al telefono in Ufficio

Rispondere al telefono in ufficio, scopri tutti i segreti

Rispondere al telefono in ufficio sembra la cosa più facile e naturale del mondo ma soprattutto in una azienda farlo nel modo più corretto e adeguato diventa fondamentale per una serie di motivi. I saluti cordiali quando si risponde al telefono rendono la telefonata molto più semplice, anche se devi solo passare la cornetta a qualcun altro. Rendi più piacevoli le telefonate per te e per gli altri imparando a rispondere nel modo corretto al telefono fisso o al cellulare.

Se hai risposto al telefono in ufficio alla buona, pensa alla reazione di chi ti sente. Innanzitutto, non sai chi potrebbe esserci all’altro capo – potrebbe essere un futuro capo o partner e la prima impressione potrebbe averlo lasciato perplesso sulla tua educazione telefonica! Ricorda che un buon inizio assicura un buon esito. Se sei intimidito dal telefono nel migliore dei casi, migliorare la tua tecnica di risposta ti aiuterà a essere più sicuro, perché devi solo passare alla modalità cordiale e seguire la prassi per sciogliere i nervi. Con un po’ di pratica, sarà come bere un bicchier d’acqua e sarai impeccabile.

Sii conscio del tuo tono di voce. Senza vederti, la gente trarrà delle conclusioni riguardo alla tua fiducia in te stesso, affidabilità e onestà a partire da come suoni. Se rispondi per affari, potrebbe essere l’unica occasione per fare una buona impressione su un potenziale cliente o partner. Il tono della tua voce è determinato da elementi come la chiarezza delle parole, il tuo umore e l’entusiasmo che hai nel rispondere. Potresti pensare che la tua voce sia alta o chiara a sufficienza da essere sentita dagli altri, ma non è necessariamente così. D’altro canto, gridare è negativo quanto bisbigliare, e sconvolgerà il tuo interlocutore. Cerca di esercitarti, facendo attenzione al tono della tua voce, con un amico al corrente dei tuoi sforzi o con un tuo collega in ufficio.

Ricorda che in fin dei conti interagisci con un essere umano. A tutti capita di avere giornate storte. Magari il tuo interlocutore ha litigato con sua moglie, si è preso una multa per eccesso di velocità o ha avuto tutta una serie di sfortune. Queste cose sono successe più o meno a chiunque. Cerca di migliorargli la giornata mantenendoti calmo e imperturbabile: questo comportamento farà bene anche a te.

Per quello che riguarda invece  la tecnica di promozione commerciale attraverso il telefono – conosciuta con il termine telemarketing – ha registrato momenti di grande successo nei primi anni 2000, sostenendo la diffusione di interi settori economici come ad esempio la telefonia mobile. Nel tempo il suo uso indiscriminato, di cui sono stati vittima principalmente i consumatori finali, ha ammantato di una reputazione negativa questo strumento, ma il telemarketing se svolto in modo corretto e intelligente è ancora indispensabile per le aziende per acquisire nuova clientela.

Una buona telefonata non si improvvisa, per questo è necessario generare uno script – una sorta di traccia del dialogo tra chiamante e chiamato – che preveda i passaggi più strategici come superare il filtro, presentarsi all’interlocutore, coinvolgerlo e interessarlo, prevedere le obiezioni più ricorrenti e le azioni successive. Per realizzare uno script efficace è necessario chiarire molto bene quale sia l’obiettivo principale della chiamata. Molti temono che lo script renda la telefonata fredda e meccanica ma non è così perché  il metodo supporta e libera la capacità di argomentare e personalizzare la telefonata in base all’interlocutore, tranquillizzando l’operatore che non dovrà così improvvisare.

Invece di partire parlando a tutti i costi dell’ offerta e provando a rispondere colpo su colpo ai non mi interessa del vostro interlocutore, è necessario stimolarlo a parlare di sé e della sua azienda attraverso accurate domande aperte. Può darsi che egli voglia conoscere i dettagli dell’ offerta già al telefono, è necessario tenere salda la rotta verso lo scopo della telefonata: fissare un appuntamento in ufficio.