Gestione documentale a Udine, velocizza i tuoi processi aziendali

Gestione documentale a Udine, velocizza i tuoi processi aziendali

Quali sono i vantaggi della gestione documentale elettronica?

La dematerializzazione dei processi aziendali consente l’ottimizzazione delle modalità di comunicazione e d’interazione e può garantire la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti: dalla loro creazione, all’archiviazione fino alla conservazione a norma.

Con la gestione documentale online potremmo infatti:

  • ridurre i volumi di carta stampata rispettando l’ambiente;
  • ridurre gli spazi di archiviazione;
  • ridurre i costi di gestione e snellire i processi interni;
  • rendere inalterabili i documenti (mai più sbiaditi, rovinati o macchiati);
  • rendere riservate le informazioni (l’utente ha la possibilità di accedere solo ed esclusivamente a determinati documenti legati al suo profilo, parametrizzabile dall’Amministratore di Sistema);
  • rendere disponibili i documenti in qualsiasi luogo tramite una semplice connessione ad internet.

Gestione documentale Friuli Venezia Giulia

Le aziende che si occupano di trasformazione digitale dei processi aziendali, come la Iopgroup di Udine azienda leader nell’office automation in Friuli Venezia Giulia, hanno ideato delle interfacce web semplici, altamente intuitive, modulari ed integrabili. Esse consentono la gestione completa di tutti i dati aziendali accessibili da qualsiasi dispositivo, dal desktop aziendale, al tablet fino allo smartphone.

I sistemi di gestione documentale sono: multi-azienda, multi-sede, multi-formato e multi-lingua. Inoltre, interagiscono con il sistema informativo esistente e dialogano con i database già utilizzati in azienda, divenendo così il fulcro di tutti i processi documentali sia per le aziende di medie e grandi dimensioni, sia per le piccole imprese ed i professionisti. Le aziende possono anche introdurre in modo graduale la soluzione, applicandola dapprima ad una famiglia di documenti, poi ad un processo e poi, via via, ampliarla.

La soluzione proposta da Iopgroup di Udine, la piattaforma Adiuto, permette la digitalizzazione e la semplificazione dei processi complessi grazie al suo potente motore di Workflow e gestione semplice ed intuitiva dei documenti.

Iopsolution è la business unit di Iopgroup Udine che vi propone le migliori soluzioni per la digitalizzazione dei processi ela gestione documentale aziendalegestione documentale aziende. Grazie ad un software che si integra perfettamente con tutti i sistemi informativi aziendali e con i database più comuni, qualsiasi documento diventa reperibile all’istante, accessibile da tablet e smartphone e non può essere smarrito o manomesso.

Tutti i documenti cartacei ed elettronici, acquisiti via scanner, fax, mail, provenienti da applicazioni Office o prodotti dai sistemi gestionali aziendali vengono raccolti in un unico archivio, mantenendo la loro forma originale.
Questa soluzione si adatta ad aziende di dimensioni grandi e piccole ed è completamente configurabile secondo le esigenze aziendali. E’ per questo che nello scenario di trasformazione tecnologica e normativa che stanno vivendo le imprese oggi, diventa sempre meno pensabile poter continuare a lavorare utilizzando i tradizionali processi, anche perché, ad esempio, file XML e firme elettroniche sono interpretabili nativamente dal software e dalle macchine, e con difficoltà sono gestibili da operatori umani.

Con l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica abbiamo assistito al passaggio dalla tradizionale fattura cartacea con firma, timbro e marca da bollo, ad una fattura in formato digitale (che può essere sottoscritta con firma digitale) e su cui si utilizza un bollo virtuale. Nel momento in cui viene mandata in conservazione, inoltre, viene apposta una marca temporale(timestamp), che certifica l’orario e data in cui il responsabile ha creato il file elettronico. Il processo di conservazione digitale rende quindi un documento non deteriorabile nel tempo e garantisce integrità ed autenticità: può essere applicata non solo alle nuove fatture, ma può essere utilizzata anche per trasferire e processare in modo informatico anche fatture cartacee precedentemente emesse.

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